Managed Print Services

Was sind Managed Print Services?

Defnition: 

MPS umfassen alle Maßnahmen und Produkte (Hardware, Software, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen), die dem Ziel dienen, eine individuelle und optimal koordinierte Druck- und Dokumentenverarbeitung zu erreichen. Das Ermitteln einer „effzienten“ Druckinfrastruktur, durch klassische Kostenbetrachtung beispielsweise nach Total Cost of Ownership (TCO) oder Costs per Page (CPP), greift deutlich zur kurz. Denn kein Dokument entsteht erst beim Druck – der Prozess und somit auch die Kosten für ein gedrucktes Dokument beginnen bereits bei der Dokumentenerstellung.

MPS-Konzepte

Ein optimales MPS-Konzept zeichnet sich deswegen durch die Betrachtung des gesamten Dokumentenerstellungsprozess aus; vom elektronischen Dokument bis zur Ausgabe an der Hardware. Ein Großteil der Dokumentenkosten wird durch die Arbeitskosten verursacht – der Cent-Betrag, der für das Bedrucken des Papiers entsteht, spielt in der Gesamtkostenbetrachtung nur eine kleine Rolle, wird aber fälschlicherweise aufgrund der leichten Erfassbarkeit häufig als einziger Kostenposten betrachtet. Neben der Analyse und einem neuen, verbesserten Design der Infrastruktur der Informationsverteilungswege Ihres Unternehmens gibt es einen weiteren wesentlichen Bestandteil der Managed Print Services: nämlich die Dienstleistungen, die vom Anbieter einer MPS-Lösung erbracht werden können. Diese Dienstleistungen umfassen Planung, Implementierung, Betrieb, Wartung und Erneuerung der Output-Devices und deren spezifsche Lösungen.

Mit den Managed Print Services kann ein maßgeschneidertes und voll skalierbares Outsourcing- oder Outtasking-Modell für den gesamten Dokumenten-Output angeboten werden, um die Zuständigkeiten für die Output-Devices und deren speziellen Lösungen für einen stets aktuellen Informationsverteilungsprozess in Ihrem Unternehmen zu koordinieren. Wichtig ist, dass diese Modelle auf Zukunftsfähigkeit ausgerichtet sind. Denn Strukturen und technologische Anforderungen in Unternehmen unterliegen ständigem Wandel. Was heute noch „state of the art“ ist, ist morgen Durchschnitt und übermorgen ein Störfaktor. Dies gilt auch für das oft unterschätzte Output-Managment. Wenn es fehlt oder unzureichend ausgeprägt ist, leidet die Produktivität des gesamten Unternehmens.

Indizien einer ineffzienten Druckinfrastruktur können sein:

- hohe Zahl an unterschiedlichen Gerätemodellen im Unternehmen
- Hardware mit mehr als 7 Jahren Betriebsdauer
- fehlendes Gerätemanagement
- fehlende Echtzeit
-Überwachung der Infrastruktur
- ungeklärte, dezentralisierte Zuständigkeiten für Geräte, Verbrauchsmaterial und Infrastruktur
- dezentraler Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Hardware
- häufige Störungen und hoher interner Supportaufwand
- unter- oder überbelaste Drucksysteme
- lange Wegzeiten für Mitarbeiter zur Abholung gedruckter Dokumente

Die Sartory GmbH hilft Ihnen, diese Ineffzienzen zu beseitigen.

*Quelle: Leitfaden MPS/Bitcom 2011

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